Cách tạo PivotTable trong Excel: hướng dẫn từng bước cho người mới

Ví dụ này tính tổng doanh số theo người phụ trách và tháng từ dữ liệu chi tiết. Một bảng tổng hợp lẽ ra cần hàng chục công thức SUMIFS chỉ cần vài thao tác kéo.

• ✓Hàng 1 có tiêu đề cột, không trống và không trùng
• ✓Mỗi hàng một bản ghi
• ✓Không có hàng hoặc cột trống, không có hàng tổng ở giữa
• ✓Không có ô đã phối
• ✓Không có văn bản hoặc ô trống trong cột thành tiền

Xem cách tạo bảng trong Excel để chỉnh dữ liệu. Nếu chuyển dữ liệu nguồn thành bảng bằng Ctrl + T, vùng của PivotTable sẽ mở rộng khi bạn thêm hàng.

1. 1

   Chọn một ô trong dữ liệu nguồn

2. 2

   Bấm PivotTable trên tab Chèn

   Trên Windows cũng có thể nhấn Alt → N → V. Khi menu xuất hiện, chọn Từ Bảng/Phạm vi.
3. 3

   Kiểm tra vùng, chọn Trang tính Mới rồi bấm OK

4. 4

   Trong ngăn Trường PivotTable bên phải, kéo các trường vào bốn vùng bên dưới

   Ví dụ: Phụ trách vào Hàng, Ngày vào Cột, Thành tiền vào Giá trị.

Để đổi chỗ hàng và cột, chỉ cần kéo trường giữa các vùng, bảng sẽ tự sắp xếp lại.

1. 1

   Bấm “Tổng của Thành tiền” trong vùng Giá trị và chọn Thiết đặt Trường Giá trị

2. 2

   Chọn Tổng, Đếm, Trung bình, Max hoặc hàm khác

3. 3

   Bấm Định dạng Số ở góc dưới bên trái, thêm dấu tách hàng nghìn rồi bấm OK

PivotTable không tự cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi.

Ngày đặt vào Hàng hoặc Cột đôi khi được tự động nhóm theo tháng. Nếu không, hoặc bạn muốn nhóm theo quý hay năm, hãy làm theo các bước sau.

1. 1

   Bấm chuột phải vào một ô ngày trong PivotTable và chọn Nhóm

2. 2

   Chọn Tháng, Quý hoặc Năm rồi bấm OK

Nếu thấy “Không thể nhóm vùng chọn đó”, cột ngày đang chứa văn bản hoặc ô trống.

Slicer lọc bảng tổng hợp bằng các nút bấm. Rất tiện để chuyển góc nhìn ngay trong cuộc họp.

1. 1

   Chọn một ô trong PivotTable và bấm Chèn Slicer trên tab Phân tích PivotTable

2. 2

   Chọn trường dùng để lọc (ví dụ Chi nhánh) rồi bấm OK

3. 3

   Bấm một nút của slicer để chỉ hiện chi nhánh đó

   Giữ Ctrl để chọn nhiều mục.