Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel: thiết lập, thêm, xóa và danh sách phụ thuộc
Tính năng này thêm mũi tên vào ô để chọn trong các lựa chọn cố định. Tên chính thức là tùy chọn “Danh sách” trong Xác thực Dữ liệu.
2026-11-10
Ý chính
- 1Dữ liệu → Xác thực Dữ liệu → “Cho phép”: “Danh sách”
- 2Ngăn cách các lựa chọn bằng dấu phẩy hoặc chỉ định một phạm vi ô
- 3Mở danh sách bằng Alt + ↓
Cách tạo danh sách thả xuống
- 1
Chọn phạm vi ô sẽ có danh sách thả xuống
- 2
Bấm “Xác thực Dữ liệu” trên tab “Dữ liệu”
Trên Windows cũng mở được bằng Alt → A → V → V (phím của bản tiếng Anh). - 3
Trên tab “Thiết đặt”, chọn “Danh sách” ở “Cho phép”
- 4
Nhập các lựa chọn vào “Nguồn”, ví dụ
Xong,Chưa làm,Tạm dừngNgăn cách bằng dấu phẩy. - 5
Kiểm tra đã đánh dấu “Thả xuống trong ô” rồi bấm OK
| Dự án | Trạng thái |
| Công ty A | Xong |
| Công ty B | xong |
| Công ty C | Xnog |
| Dự án | Trạng thái |
| Công ty A | Xong |
| Công ty B | Xong |
| Công ty C | Xong ▼ |
Vì giá trị luôn được viết giống nhau nên khi đếm bằng bộ lọc hay COUNTIF về sau sẽ không bị sót. Chọn một ô rồi nhấn Alt + ↓ (trên Mac là Option + ↓) để mở danh sách mà không cần chuột.
Lấy lựa chọn từ một phạm vi ô
Khi có nhiều lựa chọn hoặc sau này sẽ thêm, hãy nhập chúng thành danh sách ở đâu đó trong sổ làm việc rồi tham chiếu đến.
- 1
Nhập danh sách lựa chọn vào một cột, ví dụ ở trang tính khác
Ví dụ: tên phòng ban ở A2:A6 trên trang tính “Thiết đặt” - 2
Bấm vào ô “Nguồn” rồi kéo qua danh sách
Sẽ được nhập là=ThietDat!$A$2:$A$6.
Để phạm vi tự cập nhật
Chuyển danh sách thành bảng bằng Ctrl + T rồi nhập công thức dưới đây vào “Nguồn”. Lựa chọn mới hiện ra ngay khi bạn thêm một hàng.
=INDIRECT("Table1[PhongBan]")
“Table1” là tên bảng, “PhongBan” là tiêu đề cột. Xem tên bảng trên tab “Thiết kế Bảng”.
Thêm hoặc sửa lựa chọn
| Cách đã tạo | Cách thêm lựa chọn |
|---|---|
| Lựa chọn nhập trực tiếp vào “Nguồn” | Mở Xác thực Dữ liệu rồi thêm dấu phẩy và lựa chọn mới vào “Nguồn” |
| Tham chiếu một phạm vi ô | Thêm lựa chọn vào danh sách và mở rộng phạm vi ở “Nguồn” |
| Tham chiếu một bảng | Chỉ cần nhập tiếp bên dưới danh sách |
Để sửa cùng lúc mọi ô có cùng danh sách, đánh dấu “Áp dụng các thay đổi này cho tất cả các ô khác có cùng thiết đặt” trong Xác thực Dữ liệu.
Xóa danh sách thả xuống
- 1
Chọn các ô cần xóa danh sách
- 2
Mở Xác thực Dữ liệu
- 3
Bấm “Xóa Tất cả” ở góc dưới bên trái rồi bấm OK
Nếu không biết danh sách thả xuống nằm ở đâu, F5 → “Đặc biệt” → “Xác thực dữ liệu” sẽ chọn mọi ô có danh sách.
Tạo danh sách thả xuống phụ thuộc
Chọn “TraiCay” ở danh sách đầu thì danh sách thứ hai hiện “Táo” và “Cam”. Đặt tên cho từng danh sách lựa chọn rồi dùng INDIRECT để chọn đúng danh sách.
| TraiCay | RauCu | Ca |
| Táo | Cà rốt | Cá hồi |
| Cam | Hành tây | Cá thu |
| Nho | Bắp cải |
- 1
Tạo danh sách như trên rồi chọn toàn bộ, gồm cả tiêu đề
- 2
Trên tab “Công thức”, bấm “Tạo từ Vùng chọn”, chỉ đánh dấu “Hàng trên cùng” rồi OK
Phạm vi của mỗi cột được lưu theo tên tiêu đề: “TraiCay”, “RauCu” và “Ca”. - 3
Ở ô đầu tiên (ví dụ A2), tạo danh sách thả xuống có nguồn là hàng tiêu đề
Nếu danh sách nằm trên trang tính “DanhSach”, nguồn là=DanhSach!$A$1:$C$1. - 4
Ở ô thứ hai (ví dụ B2), tạo danh sách thả xuống với nguồn
=INDIRECT($A2)Phạm vi có tên trùng với chữ trong A2 sẽ thành danh sách lựa chọn.
Lưu ý
Tên không được bắt đầu bằng số và không có khoảng trắng hay dấu tiếng Việt cũng nên tránh. Nếu tiêu đề là “1 Nhom”, hãy đổi thành “Nhom1”.
Chặn giá trị không có trong danh sách
Trên tab “Cảnh báo Lỗi” của Xác thực Dữ liệu, bạn chọn điều gì xảy ra khi ai đó nhập giá trị không có trong danh sách.
| Kiểu phông: | Tác dụng |
|---|---|
| Dừng | Không thể nhập giá trị ngoài danh sách (mặc định) |
| Cảnh báo | Hiện cảnh báo; bấm “Có” thì giá trị được chấp nhận |
| Thông tin | Chỉ hiện thông báo và giá trị vẫn được chấp nhận |
Khi không như ý
QMũi tên không hiện.
Kiểm tra đã đánh dấu “Thả xuống trong ô” trong Xác thực Dữ liệu. Nếu vẫn không thấy, vào “Tệp” → “Tùy chọn” → “Nâng cao” và kiểm tra mục “Với đối tượng, hiện” không đặt là “Không có (ẩn đối tượng)”.
QSao chép rồi dán xong thì danh sách thả xuống biến mất.
Dán thông thường cũng ghi đè Xác thực Dữ liệu ở ô đích. Muốn chỉ dán giá trị thì dùng “Dán Giá trị”.
QLựa chọn trong ô của tôi tự thay đổi.
Sửa danh sách lựa chọn không làm đổi các giá trị đã chọn. Hãy tìm và thay thế các giá trị cũ.
- Các lựa chọn được ngăn cách bằng dấu phẩy
- Phạm vi tham chiếu không có ô trống
- Với danh sách phụ thuộc, tên trùng khớp hoàn toàn với lựa chọn của danh sách đầu
Luyện tập miễn phí
Luyện tạo, chọn và xóa danh sách thả xuống cùng các thiết đặt in trong Excel ảo ngay trên trình duyệt. Luyện danh sách thả xuống và in →