1
Ctrl+F ▸ Find AllĐếm số kết quả trước khi đổi bất cứ gì“Find All” liệt kê từng kết quả kèm địa chỉ ô và cho biết tổng số. Nếu con số không khớp kỳ vọng thì từ khóa của bạn còn quá chung.
tìm và thay thếCtrl+HExcel Ctrl+Flàm sạch dữ liệu
Tìm và thay thế bằng Ctrl+F và Ctrl+H mà không thay sai chỗ
Hiệu quả trong tình huống này
Bạn thay “TNHH” thành “TNHH.” trong danh sách công ty và bấm “Replace All”. 340 thay thế. Sau đó một số ô lại thành chuỗi lạ, vì cụm đó cũng xuất hiện ở giữa những từ khác.
Tìm và thay thế rất mạnh, và chính vì vậy nó không nhân nhượng. Hai tùy chọn trong hộp thoại quyết định nó là công cụ hay là rủi ro.
Phím tắt sẽ luyện trong bài viết
Ctrl+F (tìm) / Ctrl+H (thay thế)
Vì sao “Replace All” thường vượt quá phạm vi cần thiết
Mặc định Excel tìm chuỗi con và không phân biệt chữ hoa chữ thường. Một từ khóa ngắn vì thế khớp cả những chỗ không ai nghĩ tới — và tất cả được thay cùng lúc.
Thêm nữa, dù Ctrl+Z hoàn tác được, nhưng chỉ đáng tin ngay sau đó. Ai chỉ phát hiện lỗi sau mười thao tác khác thì phải sửa lại bằng tay.
Trình tự an toàn
Đếm trước, thu hẹp, rồi mới thay. Bước đếm mất năm giây và ngăn được phần lớn tai nạn.
2
Match entire cell contentsLoại bỏ các kết quả khớp một phầnĐây là công tắc quan trọng nhất trong hộp thoại. Khi bật, từ khóa chỉ khớp những ô có nội dung đúng bằng nó, không khớp mọi từ có chứa nó.
Với mã, chữ viết tắt và giá trị trạng thái, nên bật tùy chọn này theo nguyên tắc.
3
Match caseLàm rõ hơn với dữ liệu lẫn lộnCần khi một chữ viết tắt và một từ thường chỉ khác nhau ở chữ hoa chữ thường. Trong các tệp xuất, việc này gặp nhiều hơn ta tưởng.
4
Ctrl+H ▸ ReplaceThay lẻ trước, rồi mới thay tất cảHãy thay hai hoặc ba lần riêng lẻ và xem kết quả. Chỉ khi đã đúng thì “Replace All” mới là lựa chọn hợp lý.
Luyện phím tắt Excel
Luyện phím tắt Excel để làm việc nhanh hơn
Chỉ đọc là chưa đủ. Hãy luyện các tổ hợp phím trong bài viết này bằng chế độ Excel của KeyboardGym để ghi nhớ bằng thao tác tay.
Danh sách kiểm tra trước khi thay thế
Đã đếm kết quả bằng “Find All” trước
Với từ khóa ngắn đã bật “Match entire cell contents”
Đã kiểm tra hai hoặc ba lần thay lẻ trước khi thay tất cả
Đã chủ động đặt phạm vi tìm là trang tính hay cả tệp
Phím tắt liên quan
Dùng các phím này làm nền cho quy trình được mô tả.
| Phím | Cách dùng |
|---|---|
Ctrl+F (tìm) | Phím tắt |
Ctrl+H (thay thế) | Phím tắt |
Câu hỏi thường gặp
H. Có thể tìm trong công thức không?
Đ. Có. Trong hộp thoại có thể chọn tìm trong giá trị hay trong công thức. Để truy các con số viết cứng trong công thức thì tìm trong công thức là công cụ đúng.
H. Làm sao hoàn tác một lần thay thế?
Đ. Ctrl+Z ngay sau đó sẽ hoàn tác toàn bộ lần thay thế. Với rất nhiều kết quả, an toàn hơn là nhân bản trang tính trước khi làm.
H. Làm sao để nhớ những phím tắt này lâu dài?
Đ. Chỉ đọc thì không đủ. Hãy gõ thật các phím trong chế độ luyện Excel của KeyboardGym và xen kẽ luyện theo thứ tự với luyện ngẫu nhiên — chính việc lặp lại trên bàn phím thật mới tạo thành phản xạ.