議事録の書き方6つの構成と書き方のコツ

会議の名称を明記する

• ・月次定例会議、プロジェクトキックオフなど、何の会議かを一目でわかる名称にする
• ・定例会議の場合は開催頻度（月次・週次）も含めると管理しやすい
• ・複数の会議名が混在するチームでは「部門名＋会議名」で識別しやすくする

何のために開いた会議かを1〜2文で明記する

• ・この会議で何を決めるのか、何を確認するのかを端的に書く
• ・目的が明確だと、参加者が議論の方向性を把握しやすくなる
• ・「報告」「確認」「決定」のどれが主目的かを意識して書く

氏名と役割をセットで記載する

• ・氏名だけでなく、所属部門や役割（司会・PL・PMなど）を添える
• ・欠席者がいる場合も「欠席：〇〇」として明記しておくと後で参照しやすい
• ・外部参加者がいる場合は社名や立場を書いておく

会議で決まったことだけを簡潔に箇条書きにする

• ・「決まったこと」だけを書き、議論の経緯は含めない
• ・一項目一決定を原則とし、長くなる場合は分割する
• ・数値・期限・担当者など具体的な情報を含めると実行しやすくなる
• ・「〜することになった」より「〜する」と断定形で書くと明確になる

担当者・期限・アクションを必ずセットで書く

• ・「誰が・何を・いつまでに」の3点セットが基本
• ・期限は「今週中」より「5月16日（金）まで」と具体的な日付にする
• ・タスクごとに一行にして、見落としを防ぐ
• ・会議後すぐに担当者へ共有することで認識のズレを防ぐ

決定事項に至った背景や補足情報を記録する

• ・決定の背景・前提条件・懸念点など、決定事項だけでは伝わらない情報を補足する
• ・発言者の名前とともに記録すると、後で確認が必要なときに追いやすい
• ・「〇〇より〜と説明があった」「〇〇から〜との懸念が示された」など、発言のトーンも残す
• ・次回会議の日程や場所が決まっていれば最後に記載しておく