Chức năng Macro là gì?
Giới thiệu macro và VBA cho người mới bắt đầu

Macro là các hàm tự động hóa các tác vụ thông thường trong Excel.Bạn có thể thực hiện các thao tác mà bạn thường thực hiện lần lượt từng thao tác, chẳng hạn như nhập dữ liệu vào ô, tính toán, định dạng bảng và lưu.

Excel có một tính năng gọi là "Ghi macro". Nếu bạn bắt đầu ghi và sau đó thao tác trên bảng, các bước sẽ được giữ nguyên và bạn có thể lặp lại thao tác tương tự sau đó. Đối với các tác vụ đơn giản, bạn có thể tạo macro mà không cần phải tự viết chương trình.

Tuy nhiên, dữ liệu có thể không giống hệt nhau mỗi tháng. Số lượng dòng có thể tăng lên hoặc các khoảng trống có thể bị trộn lẫn vào nhau. Cần phải lập trình để kiểm soát quá trình xử lý một cách chính xác và tinh vi nhằm đáp ứng những khác biệt này. Ngôn ngữ được sử dụng cho việc này là VBA.

VBA là viết tắt của "Visual Basic cho ứng dụng". Các bước còn lại trong "Ghi macro" cũng là mã VBA. Bạn có thể sửa đổi những gì bạn đã ghi hoặc tạo nó bằng cách viết mã từ đầu.

Ví dụ: những công việc như: Đây không phải là công việc đặc biệt, nhưng nó trở nên tốn thời gian khi số lượng ca bệnh tăng lên.

Dù được tự động hóa nhưng vẫn cần phải kiểm tra nội dung đã hoàn thành.Tuy nhiên, nếu có thể giảm bớt sự lặp lại của bản chép lời và cài đặt, bạn có thể có thêm thời gian để kiểm tra các con số, xem kết quả và suy nghĩ về nó.

Số lượng dịch vụ tổng hợp và phân tích dữ liệu, chẳng hạn như công cụ BI, ngày càng tăng. Tuy nhiên, vẫn có nhiều trường hợp Excel được sử dụng trong công việc hàng ngày. Bản thân tôi cảm nhận được điều này rất rõ ràng khi làm nhân viên văn phòng.

Bạn có thể thêm số và ghi chú khi cần thiết và điều chỉnh bảng cho phù hợp với người khác. Tôi nghĩ tính dễ sử dụng của Excel là một trong những lý do khiến nó tiếp tục được sử dụng. Mặt khác, công việc thủ công cần thiết để sắp xếp các bảng có thể vẫn là công việc hàng tháng.

Đó là lý do tại sao những người có thể tự động hóa các tác vụ Excel hiện có lại có lợi thế lớn. Khi tìm việc, bạn có thể tìm kiếm "Excel VBA" và "macro" để tìm các công việc liên quan đến cải tiến kinh doanh hoặc tạo công cụ.

Các kỹ năng Macro bạn có được thông qua công việc của mình cũng có thể được sử dụng trong công việc phụ của bạn.Việc có thể giải thích chi tiết các công việc bạn có thể xử lý, chẳng hạn như tạo hóa đơn và tổng hợp hàng tháng, sẽ giúp người yêu cầu dễ hiểu hơn.

Tất nhiên, chỉ biết viết mã không có nghĩa là bạn sẽ có được việc làm. Công việc của tôi là lắng nghe các bước của người khác, quyết định những gì sẽ tự động hóa, kiểm tra kết quả và cho họ biết cách sử dụng nó. Bằng cách cố gắng cải thiện một trong những nhiệm vụ quen thuộc trước tiên, bạn có thể trải nghiệm quá trình này.

Giờ đây, bạn có thể cho AI biết bạn muốn làm gì và yêu cầu AI tạo mã VBA cho bạn. So với việc viết từng dòng một từ đầu, gánh nặng khi bắt đầu một việc gì đó sẽ nhẹ nhàng hơn.

Tuy nhiên, tôi không khuyên bạn nên sử dụng nó khi chưa biết gì về VBA. Không chỉ khi nó ngừng hoạt động mà còn vì đôi khi nó cho kết quả sai mà không hề có lỗi.

Ví dụ: nếu bạn chỉ yêu cầu ai đó "tóm tắt doanh số bán hàng", họ sẽ không biết cột nào là doanh số bán hàng, phải làm gì với các khoảng trống hoặc liệu có thể bao gồm một hàng tổng cộng hay không. Vai trò của mỗi người là quyết định những gì họ muốn làm và xem những gì đạt được.

Bạn không cần phải ghi nhớ tất cả ngữ pháp. Những tế bào nào đang được xử lý, chúng được lặp lại ở đâu và các quá trình được phân chia trong những điều kiện nào? Khi bạn hiểu được những điều cơ bản, hướng dẫn về AI và tư vấn sửa chữa sẽ trở nên cụ thể hơn.Cách chỉ định phạm vi, lặp lại và viết các nhánh có điều kiện được tóm tắt trong Danh sách mã thường dùng.

Trước tiên hãy thử mã do AI tạo bằng cách sử dụng bản sao của sổ làm việc hoặc dữ liệu thực hành. Bạn nên tự mình kiểm tra xem số lượng mặt hàng và tổng số tiền có khớp với dữ liệu gốc hay không.

Bạn không cần bất kỳ phần mềm đặc biệt nào để bắt đầu sử dụng macro. Như thường lệ trong Excel, hãy tiến hành như sau.

1. Hiển thị tab nhà Nhà phát triển
   Lúc đầu nó bị ẩn. Chọn "Tệp" → "Tùy chọn" → "Tùy chỉnh Dải băng" và chọn "Nhà Nhà phát triển".
2. Hãy thử ghi lại các thao tác bằng cách sử dụng "Ghi macro"
   Nếu bạn nhấn "Record Macro" trên tab nhà Nhà phát triển rồi thao tác trên bảng thì bước đó sẽ trở thành macro. Khi lưu, chọn "Sổ làm việc hỗ trợ macro Excel (.xlsm)".
3. Đọc mã bằng VBE (Visual Basic Editor)
   Mở nó bằng "Visual Basic" (Alt+F11) trên tab nhà Nhà phát triển. Chúng ta hãy xem mã của macro đã ghi.
4. Viết và chạy mã ngắn
   Tạo một nơi để viết mã bằng cách chọn ``Chèn'' → ``Mô-đun Chuẩn'' và thử bắt đầu bằng một mã ngắn chẳng hạn như chèn một ký tự vào một ô. Để thực hiện, nhấn nút "XXX" hoặc phím F5.

Lúc đầu, chỉ cần có thể đọc từng dòng "những gì đang được thực hiện ở ô nào" là đủ.Nếu sau đó bạn nhớ được sự lặp lại và phân nhánh có điều kiện thì bạn sẽ có thể thực hiện được kịp thời.

Chi tiết về các bước chuẩn bị và cách viết biến, đặc tả phạm vi, phân nhánh có điều kiện, lặp lại, v.v. được tóm tắt trên một trang riêng.

Bạn có thể thực hành mọi thứ từ hiển thị tab Nhà phát triển đến nhập và chạy mã trong trình duyệt của mình.

Thực hành sử dụng trình duyệtThực hành VBA đầu tiên của bạn →

Chúng tôi khuyên dùng Một phương pháp nghiên cứu để thực sự di chuyển tệp Excel của tài liệu giảng dạy trong khi đọc phần giải thích về cơ chế. Thay vì chỉ nhìn vào mã, sẽ dễ hiểu hơn nếu bạn kiểm tra xem "dòng này đã thay đổi ô này".

Nếu bạn muốn tự học, hãy bắt đầu với một cuốn sách giới thiệu đi kèm với file thực hành.

Chúng tôi giới thiệu sách cho những ai muốn tiến hành theo tốc độ của riêng mình. Việc chọn một cuốn sách bắt đầu bằng ``ghi macro'' và tiến dần đến đặc tả ô, lặp lại và phân nhánh có điều kiện sẽ giúp bạn kết nối kiến ​​thức dễ dàng hơn.

Trước khi mua, vui lòng kiểm tra Tôi có thể tải file thực hành xuống được không? xem nó có tương thích với phiên bản Excel bạn đang sử dụng và Windows/Mac hay không. Thay vì hoàn thành cuốn sách, tôi nghĩ tốt hơn nên tập trung vào làm việc với một ví dụ và thay đổi một chút các con số và điều kiện.

Nếu bạn muốn kiểm tra cách viết trong khi đọc sách, vui lòng sử dụng cả Danh sách mã thường dùng.

Trước tiên, hãy xem macro có thể thay đổi công việc của bạn như thế nào.

Trước khi bạn bắt đầu nghiên cứu một cách đột ngột, chỉ cần biết rằng một cái gì đó hoạt động như thế này có thể giúp bạn có ý tưởng về những gì bạn muốn làm. Hãy thử ba công việc khác nhau với Keynyan, Mauchu và Macrow. Cuối cùng, bạn có thể thực hành viết và chạy mã của riêng mình.